先做這件事, 馬上交出成果: 別再誤信時間管理的輕重緩急矩陣, 只用一個數字, 不再苦思這事重不重要、緊不緊急, 都能馬上搞定。 | 誠品線上

仕事が速い人は、これしかやらない: ラクして速く成果を出す7つの原則

內容簡介

內容簡介 日本最強時間管理大師，相關著作累積銷售突破30萬本！ ◎主管請你抄一份A4大小、約一千字的文件，怎麼處理才能最快完成？ ◎工作太複雜不知從何處下手？試試碎冰錐工作術，你會馬上想動手。 ◎本來排好的工作節奏，一直被主管、同事或電話打擾，怎麼避開？ ◎這工作到底歸緊急還是重要？主管的判斷跟我不一樣，怎麼區分才對？ 作者石川和男身兼建設公司員工、會計師、大學講師、時間管理顧問， 儘管工作忙碌，公司交付的任務，他樣樣都不漏不忘、做好做完。怎麼辦到？ 作者認為，多數時間管理的書都教你把工作分成四大矩陣： 緊急重要、緊急不重要、不緊急但重要、不重要也不緊急。 但這樣的分類讓很多人陷入棉花糖陷阱：人類的天性，會先做簡單卻輕鬆的工作。 結果就是按照自己的喜好分類，最後都在處理不緊急也不重要的事。 那些能馬上交出成果的時間管理大師，卻不是這樣思考的， 他們一接到工作，不是先想緊急還是重要， 而是先做這件事：「哪些事該親手做、哪些工作該找人幫？」 徹底擺脫「時間不夠用」的窘境。 怎麼分辨這兩者？作者說只需一個數字。他用自身的工作經歷告訴你。 ◎有一種人，工作再多也能準時完成 就是將孩子放在托兒所、下班一定要去接的的媽媽們。為什麼？ 因為那個接小孩的時間，是幾乎一分鐘都不容許妥協的死線。 所以，想逼部屬 （或要求自己）準時完成工作， 就要設計出不能被妥協的死線制度。（例如，遲到就重罰）否則，沒人當一回事。 ◎怎麼分辦自己做還是找人幫？用你的時薪來考量 把你的全年薪資除以上班天數再除以每日工作時數， 就是你真實的時薪（很多人都低估自己的時薪）。 然後就用這個時間成本來評估，你應該自己做，或是委外找人幫？ 因為，每個人的一天都是24小時，不會增加，但你可以買（換成）別人的。 那些原本該親手做的工作，也可以聰明的找主管幫嗎？ 當然可以，作者有方法。 ◎職場專用番茄工作法，偷偷休息也不會被當成摸魚 傳統的番茄工作法是工作25分鐘，休息5分鐘，但有時很難套用在職場。 因為你會被電話、同事、主管打斷； 就算趴在桌上休息5分鐘，主管看到還以為你在摸魚。 作者有一套職場專用的番茄工作法，休息時間更多、效率卻更高。 還有，工作太複雜不知從何處下手？試試碎冰錐工作術，你會馬上動手。 你也是被數位訊息綁架的人嗎？作者的處理方式：馬上回、馬上刪，效果超厲害。 為什麼最多人使用的便利貼，不是時間管理的好工具？有更好的替代品嗎？ 遇到慢郎中部屬，主管（或者你）如何下指令，才能逼出他們的快動作？ 別再誤信時間管理矩陣的四大分類思考了， 只要算出一個數字，不管這事重不重要、緊不緊急，你都能馬上搞定。

作者介紹

作者介紹 石川和男同時身兼五職的超級上班族，包括任職於建設公司、擔任大學講師、活動講師、時間管理顧問以及稅務士。1968年出生於日本北海道，現居日本埼玉縣。大學畢業後進入建設公司服務，雖然任職於會計部門，但一開始並不具備會計與記帳相關專業，所以經常被主管或前輩破口大罵。後來雖升上管理職，不僅不懂得如何把工作交辦給團隊，也不知道該如何安排工作的優先順序，甚至連行程管理都很有問題，以至於幾乎每晚都得加班到11點，才能完成當日的工作。直到某天，因為厭倦了每天加班、工作效率卻毫無起色的狀態，所以決心要改變這一切。著有《「高效率領導者」與「低效率領導者」差在哪？》、《「不加班的團隊」與「加班成性的團隊」差異為何？》、《零加班筆記術》、《跟日商經理學上班》等書。方嘉鈴出版與企劃從業人員，生活風格與手作雜貨的偏食症患者，長期被「日常美的生活模式」所召喚，跟生活有關的食衣住行都能引發興趣。譯有《每一天都拉開差距》、《老實上班，你會憂鬱到睡不著》、《改變情緒的姿勢》、《商用寫作大補帖》（大是文化出版）、《除了有人追、有人愛，那些對方不告訴你的愛情真相。》（任性出版）等書。

產品目錄

產品目錄 推薦序一 把大事切分，你也能馬上交出成果／張永錫 推薦序二 想要準時下班，還能完成績效，就看這本書／張力仁 推薦序三 成為高品質工作者，從懂得如何分配精力開始／亨利溫 前言 我身兼五職，照樣準時完成任務 第一章 你也常在死線邊緣掙扎嗎？ 01有一種人，工作再多也能準時完成 02五秒法則與勞動興奮理論 03「我還在準備」的人永遠不會開始 04碎冰錐工作術，再麻煩的工作也有解 05時間不會增加，但可以買別人的 06用時薪來考量效益 07有些事，不做比做更有效率 第二章 職場專用番茄工作法，大幅提升效率！ 01我的「暖身」儀式：換眼鏡 02把所有待辦事項，整理在同一本筆記裡 03啟動「自我應驗預言」 04職場專用番茄工作法 05便利貼不是好工具，看久了會麻木 06 主動告知周遭，今天很忙不要吵我 07辦公桌上只留跟眼前工作有關的東西 第三章 遇到慢郎中，主管得這樣下指令 01不能說「快完成」，要說「10分鐘後完成」 02遇到這七種慢郎中，怎麼逼出他們的快動作？ 03讓部屬自動自發的神奇指令 04開會分四大類，今天的會議屬於哪一類？ 05指導部屬要就事論事，不能語言暴力 第四章 利用PDCA循環，讓團隊高效運轉 01每人每年花150個小時在找東西 02文具分層分類，資料夾定期整理 03使用完畢，物歸原位 04數位訊息怎麼整理？馬上回、馬上刪 05空有目標還不夠，要有期限和數字 06就算主管不在，部屬自動自發不擺爛 第五章 沒做過的事，怎麼馬上交出成果？ 01創意工作多半與邏輯有關 02最糟糕的創意發想：請大家自由發揮 03遇到誰也沒做過的工作時 04別悶著頭想，借用別人的大腦 05 6W3H，零失誤檢核法 06如何不拖延？先別追求品質、做完再說 第六章 我是身兼多職的時間管理大師 01時間管理矩陣的誤用與應用 02如何不被主管打斷工作節奏？比他早到公司 03你敢立誓嗎？我在一年後的今天，一定要離職 04高效者都愛閱讀，他們這樣選書 05如何使用一本書？先想問題，再找答案 06突然多出15分鐘空檔，就去咖啡店吧 07速成心法：與馬上交出成果的人當好朋友 後記 你能完成的事，比你以為的多很多

商品規格

最佳賣點

最佳賣點 : 別再管這件事是緊急還是重要，
只用一個數字，任何事情都能馬上搞定。

試閱文字

自序 : 前言　馬上交出成果的人，只做這件事

本書開始之前，想先問大家一個問題：高效率與低效率者，決定性的差異是什麼？是能力、頭腦靈活、人脈廣、還是豐富的知識與經驗？
當然，如果能擁有以上優勢，絕對能加速完成，但這不是關鍵，而是：有能力分辨什麼工作要全力以赴，並且用最快速度完成；什麼又是可交辦，要懂得怎麼樣將任務交託給別人。
我們每天都會經手許多瑣碎繁雜的工作，為了有效分配時間與精力，必須優先找出重點任務，並以最快的速度來完成它。而有限的心力要放在重要的地方，如果不是非得親手完成的任務，要盡可能的分派給其他人（或使用更有效率的方法）。學會分配與交付工作，就是馬上交出成果的人必備的技能。
以上就是影響工作效率的關鍵因素。
有些人可能會覺得：「這不是大家都知道的事嗎？」但知道跟能做到是兩回事，很多人就算知道，還是會搞錯投注心力的方向，每天被繁瑣、無效率的不重要工作所糾纏。
例如，我們常常聽到，從優先順序最高的工作開始做；把待辦事項寫在便利貼上，並貼在桌面；如果同事或部屬有付出努力，就要先給予稱讚，以上這些建議，通通都有問題！

從晚上11點才下班到零加班
先向大家正式自我介紹，我是石川和男。目前同時身兼五份工作，包括任職於建設公司的總務會計部門、大學的兼任講師、研討會講師、時間管理顧問，以及稅務士。
其中建設公司的工作時間為，每週一至週五的早上8點半到下午5點，至於其他四種工作，都是利用平日晚上或週末來進行。
聽到這樣的時間安排，大家很可能會以為我的生活只有工作，但其實不是。私底下，我也會和朋友相聚喝個兩杯、和家人一起去KTV歡唱、假日時去看看感興趣的電影等，過著充實又快樂的人生。
不過，以前我確實認為每天加班到半夜很正常。
那是在我剛踏入社會時，日本正處於泡沫經濟階段，乘著最後一波景氣的浪潮，我順利在某間建設公司找到一份不錯的工作，到職後被分配到會計部，但因為我本身不具備半點會計與記帳相關知識，因此經常被主管或前輩大罵，每天光是處理手邊的業務，就已經忙到不可開交。即使一路撐到30歲，工作效率還是一樣糟糕，幾乎每天都得加班。
久而久之，在公司工作到晚上11點，對我來說是很理所當然的事，有時還會覺得11點下班就是準時下班；甚至也曾發生過，工作到凌晨1點準備回家時，我一邊看著時鐘，一邊喃喃自語：「今天加班了兩個小時……。」幾乎把11點當成是正常下班時間。
為了紓解沒日沒夜工作的沉重壓力，我經常大吃大喝，體重也一天天增加。直到有一天，我突然看到鏡子中那個肥胖的自己，當下呆了幾秒：「這個人，真的是我嗎？」這一瞬間，我腦中閃過各種想法：「每天沒日沒夜的加班，這樣好嗎？」、「繼續過著沒時間與家人、朋友相處的生活，可以嗎？」、「一直沒有時間做自己喜歡的事情，直到人生的盡頭，是我想要的嗎？」
在那一刻我下定決心：「不能再這樣下去了！」在那之後，我以每年閱讀一百本書的速度，大量翻閱與時間管理，或提升工作效率相關的書籍；每個月定期參加一次商管類小組聚會，並記下自認為不錯的內容或方法，並親身實踐，內化成自己的工作習慣。等我回過神時，我已經達成零加班的工作目標，甚至成為高效率工作術專家。
找回人生主導權的我，發現高效率工作術的重點，其實就只是知道怎麼分辨哪些工作是重要的，並且把心力放在上面而已。
我舉一個簡單易懂的例子來說明吧！
假設我們被委派一項工作，內容是抄寫一份A4大小、約一千字的文件。儘管我們完全可以直接拿起紙筆，花個15分鐘，一筆一畫認真抄寫，頂多就是手痠了一點，一樣可以順利完成任務，也能感受到做完一件事的喜悅。

被交付工作時，先多問一句
但換個角度來看，當我們被交付工作時，如果能多問一句：「可以直接影印嗎？」如此一來，一樣的工作、一樣的產出，用影印機處理，不用6秒就能完成，而且複印不只速度快，正確率還更高，能有效避免錯漏字！這就是所謂的，知道怎麼分辨哪些工作是重要的，並把心力放在重要工作上的能力。
可能有人會說：「又不是在抄寫經書，現在根本不可能會發生這種事。」但實際上，日本至今仍有很多公司會要求求職者提供手寫履歷表。同樣的，在你所身處的職場中，應該也會有些工作內容，常常讓人困惑：「這件事為什麼要這樣做？」明明發個電子郵件就能解決，偏偏要用實體郵寄或親自登門等方式提交；口頭溝通就能處理，卻鄭重其事的寫了一封電子郵件；一件開口詢問就能解決的事，卻一個人埋頭苦幹、忙了半天等。
看到這裡，大家應該都心有戚戚焉吧？如果你也對此很苦惱，務必親身實踐本書所介紹的，「心力應該放在哪些重要的項目上」，以及各種增進工作效率等技巧。當你親自嘗試過以後，不妨從中選擇適用的部分，並將其落實在日常工作中，內化成自己的工作習慣。
本書所介紹的工作方式與提升效率的方法，都經過我親身實驗與實踐。如果能為大家接下來的工作與人生，帶來一點幫助或正向的改變，那就是我最大的榮幸。

試閱文字

推薦序 : 推薦序一
把大事切分，你也能馬上交出成果

時間管理講師／張永錫

本書作者經歷相當特別，身兼五職，還能完成工作、馬上交出成果。我想，現代人應該很期望自己也能如此，賺取更多金錢，達成夢想人生吧？這樣的人生，必定會讓自己精益求精，成為時間管理的王者。本書實戰經驗非常豐富，我先提出書中的「魔術數字」及「碎冰錐」兩個概念和同好分享。
首先，作者覺得傳統優先次序的四象限，會讓大家更沒效率、先處理大量不緊急且不重要的事。但是能馬上交出成果的人，會思考哪些事該親手做、哪些該找人幫。或者，找出你不用也沒有人去用的勞動時間；計算自己的時間價值（時薪），如果划不來，就去買別人的時間；重視體驗和自己的情緒，例如作者會搭乘高鐵商務艙，讓自己更專注於工作。計算自己的時薪，成為作者評斷這件事情應該自己做，還是授權他人，兩者的最終目的，都是為了馬上交出成果。
第二個我很喜歡的概念是碎冰錐。作者提到應該把大任務（冰塊）切小，冰塊的表面積增加，自然融化得更快，這我想起幼時在老家彰化員林的回憶。那時家裡旁邊有個製冰廠，製冰廠旁有間刨冰店，我為了吃冰，常常經過製冰廠，我也會在一旁看著切小的冰磚，在刨冰機中旋轉，刨出一碗碗的冰。
當我看到作者建議用碎冰錐，把麻煩或困難的工作先敲成小碎片，心中大有同感，啊，你講出我心中深藏的話啦。面對困難的事，就是要由大化小，把大任務切分成不同的小任務，如同製冰廠會把重達20公斤的大冰塊，用電鋸切小成15公分見方，再賣給刨冰店。面對麻煩的事情，除了細分工作項目外，還要把可以委任的事情，分配給身邊沒事的同事們處理，作者將這個方法命名為「碎冰錐工作術」。
本書有許多實踐經驗，在此僅以魔術數字及碎冰錐和大家分享，也祝福大家成為職場上馬上交出成果的人。




推薦序二
想要準時下班，還能完成績效，就看這本書


企業講師、《高績效主管帶人術》作者／張力仁


我之前在其他企業擔任主管的期間，經常和我的部門同仁說：「只要能在上班時間完成今天的工作任務，就可以準時下班做你想做的事！」說也神奇，除非是準備重大專案，通常我部門的同仁都能準時熄燈離開，我也就可以準時下班，回家與家人共享美好的晚餐時光。
本書作者石川和男採用了類似《與成功有約》的概念，鋪陳了整本書的結構。首先，他開宗名義的點出，為什麼有些人即便工作再多，也能準時完成。訣竅就在處理工作的方法與心態：什麼事都需要做嗎？有誰可以幫忙？要去想怎麼做最有效率，而不是一開始就悶著頭做，這就是《與成功有約》中，「主動積極」告訴我們的事。其次運用「以終為始」的心態，搭配番茄工作法逐一完成，並且聚焦「要事第一」，讓眼前只有今日要完成的目標。並且建議主管透過「知己解彼」的方式，針對不同部屬，下達不同指令，以此完成任務。
接著說明，透過每個人為部門多做一點的「共好思維」，只要舉手之勞、促進團體達成績效，對於個人績效也有直接助益。當團隊遇到從來沒做過的事情，透過每個人貢獻一點自己智慧的「綜合功效」，就有可能迸發出絕佳的火花與創意。最後，所謂「身兼多職的時間管理大師」，指的不是一次做很多事，而是不斷學習與採用新的方式，來精進自己如何更有效率工作。這正符合第七個習慣「不斷更新」。
如今我是職場自由工作者，每個月、每個季度都有不同的專案要執行，按照「設目標、列工作、排順序、定時間、交辦人、追成效」的流程，將所有工作先行分類、整理，並且按照優先順序排列，再依循設定的進度，專注完成每一項工作，而這個流程與作者在本書所要表達的意念非常相似。
然而，我們也要反思的是，為什麼要有效率的完成工作？除了達到上級交辦的績效之外，自己的成就感，以及想要準時下班的心情，才是最重要的吧！如果你也認同，那麼非常推薦職場工作者，好好從這本寶典裡面學習其精髓，相信一定會獲得非常大的助益！





推薦序三
成為高品質工作者，從懂得如何分配精力開始

個人品牌行銷講師／亨利溫

身為一名斜槓工作者，白天的時候，我肩負任職企業的品牌經營責任；下班後，我必須轉換身分，接續經營我的個人品牌「亨利溫」，包含撰寫社群貼文、規畫主題講座，以及處理各式繁瑣的行政庶務。
在要同時負荷兩邊工作的狀況下，如何妥善管理時間、有效處理事情、放鬆充電、陪伴家人，對我而言是最重要的課題。我相信，翻開本書的你，一定也對這個課題很有興趣。
然而，在往下繼續閱讀之前，我想和你分享一個，我在斜槓將近四年的時間中所體悟到的事──與其說要管理時間，我們更該管理的，其實是我們的精力。
每個人一天的精力都有限。通常早晨精力最豐沛；過完忙碌的一天後，精力則幾乎被消耗殆盡。精力旺盛時，做事特別有效率，品質也相對較好；精力不足時，做事不僅快不起來，還容易恍神、無法專注，導致品質不佳。因此，想要成為一個做事高效、高品質的斜槓工作者，就必須聰明的分配與使用我們的精力：把最珍貴的精力，留給最重要的事情，微不足道的小事，就分派給其他的小夥伴，請他們代為處理。
具體該怎麼做呢？別擔心，在《先做這件事，馬上交出成果》這本書中，作者舉出了非常多的實際案例，教你如何把這樣的觀念，套用在我們的生活、工作上。你會發現，當你運用書中的方法後，雖然一天擁有的時間依舊是24小時，但你的工作產值變高了！因為你改變了你分配精力、使用精力的方式，讓你不再容易因為別人的打擾、瑣事，影響做事效率．還能更加遊刃有餘的處理比過往更多、更複雜的事。
已經迫不及待了嗎？最後，再給你一個小建議，閱讀本書的時候，每學到一個新技巧或是新觀點，就把它套用進你以前的生活與工作情境，思考看看會有什麼樣的變化，這種「邊輸入邊輸出」的閱讀方式，可以讓你對書中內容更有印象。

試閱文字

內文 : 有一種人，工作再多也能準時完成

馬上交出成果者的第一個原則，就是面對所有任務，先設定出完成期限。藉由這個方式，就能感受到在截止日期的壓力下，所帶來的驚人行動。
在前言時，我曾再三強調，心力應該放在重要項目上，然而想要精準掌握重點工作並有效完成，就必須具備以下三種核心能力：

1. 以最快的速度，完成自己應該要全力以赴的工作。
2. 把工作分派或交付給其他人（或用更有效率的方法）處理。
3. 區分出哪些工作該全力以赴，哪些不是。

本章將以這三種核心能力，整理出馬上交出成果者的七大原則。首先，就先從「以最快的速度，完成自己應該要全力以赴的工作」開始吧！

預先設定完成期限，激發行動力
第一個原則就是，面對所有任務，先設定出完成期限。
無論是誰，應該都曾經歷過以下狀況吧？「再30分鐘就要開會了，但會議資料還沒完成……」、「一個小時後要提交給客戶的提案資料，到現在都還沒搞定……」。請大家回想一下，面對這些死線將至的情況時，你的工作效率如何？是不是被激發出超乎尋常的速度？沒錯，設定完成期限，就是激發行動效率最快且最有效的方法。
以前，有朋友問過我一個類似機智問答的問題：「什麼樣的人，能做到無論工作再多，也絕不需要加班？」是能掌握工作訣竅的人，還是頭腦十分聰明的人？不，都不是！正確答案是，將孩子放在托兒所的上班族媽媽們！
聽到這個答案時，我立刻想起我的孩子上托兒所的那段期間。當時每週約有一半的時間，是我負責接孩子回家。無論當天工作多忙，只要時間一到，我都得準時去托兒所接小孩，所以我使出渾身解數，只為了能讓自己在期限內完成工作，準時下班、離開公司。
由此可知，想提升工作效率，就先養成設定完成期限的習慣吧！

有了期限，工作才會有進展
「工作會填滿它可以用的完成時間。」這就是所謂的「帕金森定律」，是在1958年時，由英國的歷史與政治學家西里爾．諾斯古德．帕金森（Cyril Northcote Parkinson）所提出。
舉例來說，當我們把會議時間設定為一個小時，就算所有議題只要30分鐘就能得出結論，大家還是會在會議中夾雜一些閒聊，直到花完整個時間才結束會議；又或是，因為主管每天晚上都加班到8點才走，部屬們為了不比主管早下班，原本能在下班前準時完成的工作，最後也會拖拖拉拉的做到8點。
這些例子就是帕金森定律的實際狀況：「有多少時間能做，人們就會用多少時間來完成」。但反過來說，只要給出截止期限，人們就會配合規定時間來達成，所以我們可以反向利用這個特性。
以我來說，我會使用手機的計時震動功能，來為每一項工作設定期限，而我會特別選用淘汰的舊手機來計時，以免自己會不自覺看個LINE或滑社群網站等。
但老實說，在用舊手機設定工作預計完成的時間後，我很少聽到手機的震動聲，因為我總是在震動之前完成工作。這就是為工作設定完成期限的強大威力！

POINT：只要將所有工作，都先設定完成期限，就能在時間內做完。

用時薪來考量效益

企業有時會因為降低成本等理由，刪減購入資產或費用開銷的預算。但是，刪減之後造成工作效率下降或營運績效不彰，反而是捨本逐末的行為。
因此，工作效率高的人，不會把目光只放在成本支出上，而是會進一步考量CP值（投入成本與獲得效益的比值）。

降低成本所換得的效益，真的有賺嗎？
就像前面提過的，想要以最佳效率來完成工作，就要先判斷此工作是否需要自己全力以赴。又，在前一篇中，我們也提到能用錢買到別人的時間，但在判斷怎麼買才划算之前，我們必須先知道自己的時間值多少錢。例如，某個家庭主婦得知附近的超市，白蘿蔔價格便宜五百日圓，所以大老遠跑去採購，然而過程中耗費了大半天的時間，還花了四百日圓的車資。但她不以為意，還覺得自己相當聰明而沾沾自喜。
表面上這是一則笑話，但對於追求馬上交出成果的人來說，反而應該要引以為戒。因為類似的狀況，經常在我們生活中上演：只顧著追求眼前的利益，卻沒發現隱藏的成本，或是沒發現以長期眼光來看，某些行為可能會造成虧損或浪費時間成本。所以，我常會把CP值這件事放心上。CP值聽起來好像有點難，但在生活或工作中等各種領域都適用。例如，在出差時，如果前往目的地的車程超過三十分鐘，我通常會選擇商務車廂。
雖然商務車廂的價格比一般車廂貴一點，以投入成本來說，絕對是比較高昂，甚至一般人會覺得有點浪費的選項。但因為我選擇了投入成本較高的商務車廂，反而會提醒自己，應該要更有效的運用這段時間，進而得到了提升寫作或讀書效益的附加價值。再加上在商務車廂中，認真工作的人遠比放空、睡覺、打電動的人還要多，受到這些積極氣氛的影響，自己也不禁受到暗示：「得好好努力工作。」所以，在考量投入成本與獲得效益之後，對我來說，商務車廂的費用相當划算。換句話說，在評估節省成本時，要一起衡量工作效益是否會受到影響，才不會因小失大。

POINT：用換算時薪的方式衡量CP值，用投入成本與獲得效益，來計算損益。