大師級Excel取巧工作術: 一秒搞定搬、找、換、改、抄, 資料分析一鍵結果就出來, 對方秒懂、服你專業。 | 誠品線上

数字のプロ．公認会計士がやっている 一生使えるエクセル仕事術

內容簡介

內容簡介 ◎工作報告被人說「聽不出你想表達什麼」、「你的重點是……」，怎麼改善？◎想製作漂亮、專業的報表，但沒學過Excel，怎麼讓系統自動幫我算好好？ ◎當了主管，每個月看一大堆報表、簽單，裡頭有沒有地雷？如何快速抓錯？◎不小心動到儲存格裡頭的公式，整份報表的數據全亂了，怎麼救？ 消滅低級錯誤的Excel技巧，別讓「啊……不小心錯了」毀了你一切努力：․一秒搞定搬、找、換、改、抄，絕不出錯。工作表並排顯示，資料抄錄不出包，系統自動幫你輸入。表格欄位裡一大堆字？下拉式清單一秒寫完，怎麼設定？․印表不能像謎底揭曉，這樣調整，版面一次漂亮做好。啟用隱藏版的攝影功能，框起來的區域全部照樣印給你。資料頁頁有表頭，閱覽時更方便，要按哪裡才能自動印出來？ ․如何避免他人錯誤變更、竄改格式，害你白做工？啟動公用報表的活頁簿保護，避免使用者操作時更改格式、害你重做。此外，還可用資料驗證，限定他人輸入你要的數據，費用申請再也不出錯。 應用剛學到的基本功，一秒晉身專業人士：․報表格式必須一看就懂，人家才知道你做了什麼。設定格式化條件，可讓異常資料自己跳出來。有些儲存格刻意不塗色（或採柔和底色），反而更能讓人一眼看見重點。․輸入數字後想立刻算好，用Excel基礎函數設定公式再瞬間套用，絕對快過你狂按計算機（連驗算都省了）。作者實際操作費用精算表、拉出兩張表單交叉比較，要老闆嘖嘖稱奇。 ․專業簡報是讓對方秒懂，不是「哪裡不懂歡迎提問」。報告怎麼準備才不被駁倒？上臺時掌握哪三個重點，對方更容易理解？還有更多Excel取巧撇步，你一定想知道：․列數據，詳細到個位數，反而顯得瑣碎不專業，你得用「約」讓報表精簡。․怎麼防止手殘，毀了藏在儲存格裡的公式？․設定自動儲存功能，從此不怕當機、停電。․最適合閱讀的報表字級、列高是多少？英文及數字用哪種字型最清楚？兩位作者都是日本國家認證的會計師，（臺灣會計師只考7科，日本考10科，附加論文審查），曾服務於全球四大之一的普華永道PwC Arata會計師事務所。他們倆每個月都要做出「國際標準」的工作報告給幾百家客戶，業務涵蓋會計、法律、管理顧問， 除了簿記核帳，還得根據報表內容寫經營管理建議。隨時參考本書，你也能像兩位Excel大師一樣，用取巧工作術快速完成各種報表、請款單、簽單，報告不必一個字一個字寫，數據不必一筆一筆按計算機，一秒搞定搬、找、換、改、抄，資料分析一鍵結果就出來，簡報做得漂亮、專業，秀出來對方秒懂！ 本書更獨家以軟銀、樂天、瑞可利等一流日商的報表為例，告訴你專業菁英如何傳達自身強項、招攬投資人與大客戶上門。

各界推薦

各界推薦 ◎聯合推建惠譽會計師事務所主持會計師／鄭惠方先行智庫、為你而讀執行長／蘇書平

作者介紹

作者介紹 ■作者簡介望月 實（Mochizuki Minoru）1972年出生於愛知縣名古屋市。立教大學畢業後，進入青山監督法人（現已改名為普華永道PwC Arata會計師事務所），負責審計、股票上市櫃業務及會計顧問諮詢等工作。2002年獨立創業，成立「望月公認會計師事務所」。擅長以圖表說明複雜的內容，廣受企業經營者及商業人士的認同與支持，並以傳授「數字敏銳度」打破僵局的方法為使命，於日本各地舉辦相關活動。花房幸範（Hanafusa Yukinori）1975年出生於鳥取縣鳥取市。中央大學商學系畢業後，進入青山監督法人（現為普華永道PwC Arata會計師事務所）。之後轉職投顧公司，擔任財務會計部門最高階主管，執行國際會計基準的報告、公開募股、M&A併購及資金籌備等工作。同時以會計顧問的專業及公司董事的身分，提供企業經營的考量及調整的意見諮商。目前於瑞穗銀行綜合研究所（Mizuho Research Institute Ltd.）擔任研習課程講師。■譯者簡介邱惠悠苗栗縣人，1999年畢業於日本近畿大學，返臺後曾於電子業擔任業務，並兼任專案管理師十餘年。目前就職於日商公司擔任國際採購業務，兼職翻譯。譯作有：《有錢人看到的，就是跟人不一樣》、《逃，是我贏的方式》、《一個人的心情整理簿》（以上皆由大是文化出版）等書。

產品目錄

產品目錄 推薦序一 專業人士的基本功／鄭惠方推薦序二 不只教你Excel，更訓練思考、分析／蘇書平前言 頂尖事務所幫我練就的本事第一部 消滅低級錯誤的Excel技巧， 「啊……不小心錯了」會毀了你一切努力第一章 一秒搞定搬、找、換、改、抄，絕不出錯1常常要用的功能，都拉到快速存取工具列2用Ctrl快捷鍵，搬、找、換、改一次搞定3更快、更不出錯的複製貼上4工作表並排顯示，資料抄錄不出包5表格欄位裡一大堆字？下拉式清單一秒寫完6瞬間找到所需表單，滑鼠不必按到手痠7用不到的功能都收起來，視野變大第二章 印表不能像謎底揭曉，版面一次漂亮做好1攝影功能，框起來的區域全給我照樣印2資料幾千筆，表頭在哪裡？用凍結視窗3頁頁有表頭不必頁頁排，設定自動印出來4怕格式跑掉？防止竄改？另存PDF5詳細到個位數，反而瑣碎不專業，用約6用Excel畫整齊排列的流程圖！第三章 防止白做工的Excel技巧1資料驗證功能，費用申請不出錯2防止錯誤變更，用活頁簿保護3不怕當機、停電，設定自動儲存功能4防止手殘毀了藏在儲存格裡的公式5參透別人的Excel祕招，這樣找6順藤摸瓜，找出別人的資料來源7表格裡有啥不喜歡的？用取代一次換掉第四章 資料分析一鍵結果就出來，不必手工抓1讓異常資料跳出來——設定格式化條件2輸入數字立刻算好，用公式別按計算機3最後一欄加總？公式別一一複製，瞬間套用4把符合條件的資料，抓出來加總：SUMIF5幾種條件都符合才加總：SUMIFS6數據貼上樞紐分析表，瞬間完成分析第二部 應用剛學到的基本功，一秒晉身專業人士第五章 一看就懂的高質感報表製作技巧1世界共通的顧問級報表架構①使用世界共通的標準格式製作資料②利用參考標記，讓上下檔案連結貫通③由他人預覽確認，達成情報共享與教育訓練2報表格式一看就懂，人家才知道你做了什麼①製作容易理解來龍去脈的檔案②加入工作簿構成圖，檔案關聯性更明確③格式要盡量簡潔④記載檔案來源或出處⑤在頁尾加註檔案名或工作表名稱⑥使用容易搜尋的檔案名稱⑦將不需要的工作表隱藏3防錯防呆五要點，報表突顯聰明①在加總行列前插入「備用行」及「備用列」②確認行、列的加總結果是否一致③公式必須盡量簡短④製作工作項目及確認項目明細表⑤標記參考資料編號，同時確認數字連結是否正確第六章 用Excel內建基礎函數，一天晉身專業菁英1自動算好費用精算表，要老闆嘖嘖稱奇①製作設計圖②製作基礎樣板③加入函數及公式2拉出兩張表來比較，這分析夠專業①製作B S、P L預測表時的重點②使用HLOOKUP函數製作自動比較表第三部 專業的報表：你幾乎不用預演簡報，秀出來對方秒懂第七章 專業是讓對方秒懂，不是哪裡不懂歡迎提問1「說了你也不懂」，不夠專業才這麼說2知識共享或經驗傳承，都需要格式相通3說明時掌握三個重點，對方容易理解第八章 這樣報告，一聽就懂，一看就明白1報告的準備方式①讓目標明確，並審慎篩選必要情報②製作構成圖，重新整理你要表達的內容③畫出分歧圖，思考什麼樣的說法更有說服力④讓對方得以想像、並在腦海中產生概念⑤配合說明對象，用不同的方法以數字說明⑥發出聲音把資料唸出來⑦持續調整，再次篩選對方需要的情報為何2用案例來學習①依據增減狀況分析、確認數字②截取說明重點③蒐集資料，佐證你的論點④事前演練並製作補充資料⑤正式上場3一流日商外商的報表釋例①日本軟銀：用簡單的簡報資料說故事②樂天：用英語策略擴大事業版圖③任天堂：僅用純文字就能詳細說明內容④Recruit：使用易懂的圖表說明商業模式⑤LAWSON：在報告書中呈現可循環的企業價值後記 見樹又見林的工作技術

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試閱文字

推薦序 : 推薦序一
專業人士的基本功

惠譽會計師事務所主持會計師　鄭惠方

企業的經營管理或組織分工，不外乎生產、行銷、人才、研發、財務、資訊管理等「產銷人發財資」六個面向，而現在不論身處哪個專業領域或部門，日常工作都難免需要整理數據資料，並加以分析及應用。
業務行銷人員必須統計、分析業績目標達成率或行銷效益；生產部門人員必須計算生產良率；財務會計人員的工作更是每天與數字為伍，這些數據分析應用最常見的工具，就是Excel。善用Excel有效達成工作目標，已經是各個領域專業人士應具備的基本功。

本書作者望月實及花房幸範，曾任職於日本普華永道PwC Arata會計師事務所，每個月都要做出「國際標準」的工作報告給數百家客戶，日常工作中需要執行大量的檔案分析，並製作成簡單易懂的資料，再向主管或客戶溝通說明。國際級會計師事務所的工作量相當繁重，在這種情況下，具備能夠縮短工作時間及溝通時間的Excel技巧，就變得無比重要。

以我本身為例，我每天的工作都須接觸Excel，是否熟悉一些Excel的小撇步，就會直接影響工作效率，整理、分析、拆解、組織、圖解各類數據，都需要深入Excel的各種功能，才能事半功倍。還記得我先前在管理顧問公司工作時，有幾位同事的Excel知識及技巧非常高超，我常與他們互動切磋，從中學習到許多原本我不知道的Excel運用方式及功能，不但讓我提高工作效率，也因此讓我了解Excel的博大精深！

很高興兩位作者願意分享在國際級會計師事務所中，應用的Excel技巧及溝通技巧，實際上，PwC在臺灣的合作夥伴「資誠聯合會計師事務所」亦為我的前東家，能夠搶先閱讀由同為PwC之友撰寫的作品，對我而言備感親切。此外，我目前除了常應邀對外講授會計及稅務法規外，也在大學指導學生Excel實作課程，因此本書也提供我很好的授課教材。
然而，Excel畢竟只是個工具，善用Excel分析資料、應用及溝通，進而達成工作目標，才是專業人士應該追求的結果。有別於坊間其他Excel書籍，這本《大師級Excel取巧工作術》不拘泥於函數或各項功能的使用說明，更涵蓋了許多資料簡報與情報共享的技巧，不僅是Excel的操作手冊，更是最佳職場工作指南，我很樂意推薦。

（本文作者鄭惠方，現任惠譽會計師事務所主持會計師，同時為臉書「艾蜜莉會計師的異想世界」版主，並擔任青創總會、資策會、臺北市進出口商業同業公會、終身學習發展協會、致理科技大學、文化大學進修推廣部等單位課程講師。）

推薦序二

不只教你Excel，更訓練思考、分析

先行智庫／為你而讀執行長　蘇書平

收到《大師級Excel取巧工作術》的樣稿時，我馬上就被兩位作者出身於普華永道會計師事務所的專業背景吸引。有別於一般的Excel書籍的問題——內容過度強調華麗的技巧或公式，且目標族群大多偏向資訊人員，你手上這本《大師級Excel取巧工作術》，以實際在職場上會遇到的各種問題為主，逐一對症下藥、提供解決良方。
例如，書裡教你如何利用各種Excel小撇步提高工作效率，並透過表單設計，把資料變成對內、對外都有效的溝通工具；書末甚至以樂天及任天堂等多家日商公司IR報表為例，與讀者分享如何吸引投資人上門。
會計師是一門很嚴謹的職業，這本書的第一個特點，就是利用很多會計業務上的實際案例，說明如何透過Excel的內建快速鍵、檢核功能、函數統計及公式，快速檢查和設計你的財務報表。再者，我覺得最棒的是，作者談到如何利用Excel提高企業內部情報共享的效率及透明度，這是和其他類似書籍最大的不同之處。
在企業內部，財務風險管理是一個非常重要的指標，作者藉由淺顯易懂的方式，帶讀者透過Excel了解何謂「資產負載表」和「應收款項明細表」。財務風險管理是很複雜的學科，作者以實際企業的組織架構和功能，說明當你在不同的組織工作中，應該如何利用Excel報表，讓自己的主管及不同部門的人，更容易了解你的想法，以達有效溝通的目的。
另外，會計師需要管理很多專案和費用，這也是我過去在職場上很常遇到的問題。我曾經管理過一千張以上的專案合約，以及超過數億元的業績營收。那時我必須反覆確認好幾張Excel報表，才能分析出專案管理的瓶頸和費用結構，但作者分享了如何透過Excel內建函數及參照等功能，讓你可以快速在一張Excel報表裡掌握部門經營管理的全貌，並以最清楚的方式對外說明，這對公司的營運非常有幫助。各位若能善用書裡的各種技巧，相信必定可以提升職場競爭力。
在這本書的最後，作者提供了不少簡報的小技巧，並告訴你如何透過客觀的數據回應與會者的質詢，這些都是我在創業之前，每天必須上演的真實劇碼。因此，對我而言，這本書不光教你如何使用Excel，更重要的是訓練你的思考和分析能力，絕對值得各位放在案前收藏。

（本文作者蘇書平，現任先行智庫／為你而讀執行長，臺灣第一位Excel5.0認證者。曾任微軟資深業務應用經理、VMware資深通路業務商業開發經理等，擁有十八年以上的高科技經驗。目前致力於創業教育，並擔任臺灣大學創新創業中心TEC及行政院青創基地創業諮詢業師。）